Irgendwo in einem Labor für Qualitätskontrolle beendet ein Chromatographiesystem einen Durchlauf und speichert die Ergebnisse auf dem Laufwerk eines lokalen Arbeitsplatzrechners. Der Analytiker verschiebt die Datei in einen freigegebenen Ordner, exportiert die Ergebnisse in eine Tabellenkalkulation und beendet die Sitzung. Es handelt sich um einen Routinevorgang, der fast keine nachweisbaren Spuren hinterlässt.
Dies ist das verborgene Compliance-Risiko, das der dezentralen Laborinfrastruktur zugrunde liegt. Die einzelnen Gerätecomputer erzeugen, speichern und verwalten Daten weitgehend isoliert voneinander. Ohne eine zentrale Überwachung der Vorgänge auf Dateiebene sind die Qualitätssicherungsteams darauf angewiesen, Aktivitätsprotokolle im Nachhinein zu rekonstruieren – oft erst dann, wenn eine Inspektion dies dringend erforderlich macht.
Ein Raum voller Instrumente, jedes mit einem eigenen PC
Diese Struktur ist jedem bekannt, der schon einmal in einem Qualitätskontrolllabor der Pharma- oder Biotechnologiebranche gearbeitet hat. Hochleistungsflüssigkeitschromatographiesysteme, Massenspektrometer, Auflösungsgeräte und Analysenwaagen laufen jeweils auf eigenen Arbeitsstationen, oft mit proprietärer Software, die lokal ausgeführt werden muss. Ein mittelgroßes Labor verfügt möglicherweise über Dutzende solcher Systeme. Ein großes Labor kann Hunderte davon haben.
Jeder Arbeitsplatz fungiert als eigenständige Datenumgebung: mit eigenem Betriebssystem, eigenen Benutzerkonten und eigener Dateistruktur. Einzeln betrachtet lassen sich diese verwalten. Zusammengenommen bilden sie jedoch ein Netzwerk, das sich nur äußerst schwer einheitlich und revisionssicher überwachen lässt.
Die daraus resultierenden Compliance-Risiken sind vorhersehbar. Die Fragmentierung der Daten erschwert es, bei Untersuchungen vollständige Datensätze abzurufen. Qualitätssicherungsteams haben nur begrenzten Einblick in Aktivitäten auf Dateiebene – darunter Löschungen, Umbenennungen und unbefugte Exporte –, die außerhalb der Anwendung des Geräteherstellers stattfinden. Der Umfang der Prüfpfade variiert von System zu System. Und wenn bei einer Überprüfung Lücken entdeckt werden, ist der Behebungsprozess kostspielig, zeitaufwendig und schädlich für den Ruf des Unternehmens.
Worauf die Aufsichtsbehörden tatsächlich achten
21 CFR Part 11 schreibt vor, dass elektronische Aufzeichnungen während ihres gesamten Lebenszyklus vertrauenswürdig, zuverlässig und mit Papieraufzeichnungen gleichwertig sein müssen. Für Daten auf Dateiebene in einer Laborumgebung bedeutet dies, dass nachgewiesen werden muss, dass Rohdatendateien nicht unbefugt verändert oder gelöscht wurden, dass der Zugriff auf regulierte Dateien kontrolliert und nachvollziehbar ist und dass eine mit einem Zeitstempel versehene Aufzeichnung der Datenereignisse vorliegt und auf Anfrage verfügbar ist.
Die ALCOA-Grundsätze untermauern diese Erwartung. Daten müssen der Person zugeordnet werden können, die sie erstellt oder geändert hat; sie müssen zeitnah erfasst und in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Wenn Ausgabedateien von Messgeräten in nicht kontrollierten Verzeichnissen gespeichert, von einzelnen Analytikern zwischen Ordnern verschoben oder ohne Protokollierung überschrieben werden, können Organisationen diese Standards nicht konsequent nachweisen, selbst wenn die zugrunde liegende Wissenschaft fundiert ist.
Die in dem FDA-Formular 483 aufgeführten Beanstandungen hinsichtlich der Datenintegrität stellen für die Branche nach wie vor ein anhaltendes Problem dar. Unvollständige Prüfpfade und unzureichende Zugriffskontrollen gehören zu den häufigsten Ursachen. Die Folgen gehen über die Ergebnisse der Inspektion hinaus: Ein einziger schwerwiegender Verstoß gegen die Vorschriften kann finanzielle Auswirkungen in Millionenhöhe nach sich ziehen, und wiederholte Beanstandungen können zu verzögerten Zulassungen, Abmahnungen und einem Vertrauensverlust bei den Partnern führen.
Überwachung des Dateisystems, nicht nur der Anwendung
Die Software der meisten Gerätehersteller verfügt über eine Art internen Prüfpfad, doch diese Protokolle erfassen in der Regel nur Aktivitäten innerhalb der Anwendung selbst. Was mit der zugrunde liegenden Datendatei nach dem Speichern geschieht, ist eine andere Frage. Dateien können auf Betriebssystemebene kopiert, umbenannt, verschoben oder gelöscht werden, und viele Audit-Systeme der Hersteller zeichnen diese Ereignisse nicht auf.
Genau diese Lücke soll die automatisierte Ordnerüberwachung von Compliance Builderschließen. Anstatt sich auf die internen Protokolle der Messgeräte-Anwendung zu verlassen, arbeitet Compliance Builder auf Dateisystemebene und überwacht kontinuierlich festgelegte Ordner auf Erstellungs-, Änderungs- und Löschvorgänge bei allen Dateitypen auf einem Windows-Gerät. Sobald eine Aktivität stattfindet, wird diese sofort mit Zeitstempel und Benutzeridentifikation protokolliert, wodurch eine nachprüfbare Nachverfolgungskette entsteht, die über die Messgeräte-Software hinausgeht.
Administratoren können Warnmeldungen auf der Grundlage vordefinierter Schwellenwerte konfigurieren, beispielsweise um eine Benachrichtigung auszulösen, wenn Dateien aus einem überwachten Verzeichnis gelöscht werden oder wenn ein ungewöhnlich hohes Download-Aufkommen festgestellt wird. Auf diese Weise können Qualitätssicherungsteams in Echtzeit auf potenzielle Anomalien reagieren, anstatt diese erst Wochen später bei einer regelmäßigen Überprüfung zu entdecken.
Zentralisierte Übersicht über dezentrale Systeme
Die Funktion zur Ordnerüberwachung speist Daten in einen zentralen Prüfpfad ein, der sich über alle Geräte-Workstations erstreckt. So können QA-Administratoren Datenereignisse über eine einzige Schnittstelle überprüfen, ohne physisch auf jeden einzelnen Rechner zugreifen zu müssen. Dies ist besonders wichtig für Organisationen, die große Labornetzwerke oder mehrere Standorte verwalten, wo die Erwartung einer einheitlichen Datenverwaltung über alle Gerätesysteme hinweg sowohl eine gesetzliche Anforderung als auch eine praktische Herausforderung darstellt.
Die von Compliance Builder erfassten Prüfpfade sind sicher, mit einem Zeitstempel versehen und enthalten Angaben zur Benutzeridentifikation, wodurch sie die Anforderungen von ALCOA hinsichtlich Zuordnungsbarkeit und Zeitnähe direkt erfüllen. Umfassende Änderungshistorien dokumentieren den gesamten Lebenszyklus einer Datei und erfüllen damit die Anforderungen an Vollständigkeit und Dauerhaftigkeit des erweiterten ALCOA+-Rahmenwerks.
Für Qualitätssicherungsexperten liegt der Wert nicht nur darin, Probleme aufzudecken, sondern auch darin, die Kontrolle nachweisen zu können. Wenn ein Prüfer Nachweise dafür verlangt, dass das Labor die Erstellung und Änderung von Daten über alle seine Gerätesysteme hinweg überwacht, ist ein zentraler, kontinuierlich aktualisierter Prüfpfad eine direkte und glaubwürdige Antwort.
Von reaktiven Überprüfungen zu proaktiver Aufsicht
Der traditionelle Ansatz zur Einhaltung der Laborvorschriften konzentriert sich in der Regel auf die Zeit unmittelbar vor einem Audit: manuelle Protokollprüfungen, Abgleich von Unterlagen und Zusammenstellung der Dokumentation unter Zeitdruck. Dies ist ressourcenintensiv, belastend und setzt das Unternehmen Risiken aus, die zwar während des gesamten dazwischenliegenden Zeitraums bestanden, jedoch unentdeckt blieben.
Die kontinuierliche Überwachung des Dateisystems verändert diese Dynamik. Da Aktivitäten automatisch und in Echtzeit erfasst werden, werden Probleme sofort bei ihrem Auftreten erkannt und nicht erst im Nachhinein. Labore können Anomalien frühzeitig untersuchen, bevor sie zu Befunden eskalieren, die formelle Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen erfordern. Und da der Prüfpfad stets auf dem neuesten Stand ist, ist die Inspektionsbereitschaft ein kontinuierlicher Zustand und kein Sprint kurz vor der Inspektion.
Die automatisierten Berichtsfunktionen von Compliance Builder untermauern diesen Ansatz zusätzlich, da sie es Unternehmen ermöglichen, Compliance-Berichte in festgelegten Intervallen zu planen und direkt an Dashboards oder bestimmte Empfänger zu übermitteln. Dadurch wird der manuelle Aufwand reduziert, während die Führungskräfte stets über den Compliance-Status im gesamten Labornetzwerk auf dem Laufenden gehalten werden.
Schaffung der Grundlagen für die Prüfungsbereitschaft
Eine zentralisierte, automatisierte Überwachung des Dateisystems ersetzt nicht die Kontrollen auf Geräteebene, die die Software der Hersteller bietet. Sie erweitert diese vielmehr und fügt eine zusätzliche Überwachungsebene hinzu, die den gesamten Lebenszyklus einer Datendatei abdeckt – vom Zeitpunkt ihrer Erstellung bis hin zu jeder nachfolgenden Interaktion. Für Labore, die in komplexen, dezentralen Umgebungen arbeiten, macht diese erweiterte Abdeckung den Unterschied aus: Sie ermöglicht es nicht nur, Prüfpfade zu führen, sondern auch die Datenintegrität mit Sicherheit nachzuweisen.
Wenn Sie erfahren möchten, wie der Compliance Builder Instemdie kontinuierliche Überwachung der Compliance in Laborgerätesystemen unterstützt, wenden Sie sich noch heute an einen Experten.
